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行政专员信息素质塑造
2013-11-02 17:51:11 作者:露在平 浏览次数:77

随着信息素质这一概念的提出,加上人们对其认识的不断深化,信息素质其本身的内涵与外延也在逐渐地丰富与发展。同时,在此基础之上,也促使人们不断地对各行各业中的行政秘书人员进行定义与培养,现在的高等教育的发展,也逐渐转向专业化、科技化、现代化。同时,我们也可以发现,现在很多高校所设的专业里,都配备有专门的行政秘书专业,而他们主要负责的是做好各类行政资料文件的收发与传递等工作。

1.获取信息的意识。高校中的行政秘书人员,在工作中应该对工作能够具备一种超强的嗅觉,能够快别人一步去感知它的存在。强烈的信息意识具体体现在对信息的获取是否有一种特殊的洞察力、敏锐力以及感受力等。进而言之,就是在获取信息方面的敏感度。假如,高校行政秘书人员对信息的获取意识很薄弱,不能及时去理解、分析信息,对信息没有丝毫的敏感度,对信息的开发与利用程度也不是很高,那么,这样的行政秘书人员就不能充分发挥其作用,就会影响领导层的管理工作,对工作的效率与进度也是大大的不利。长此以往,就会造成决策的失误,工作的紊乱,甚至是造成不可挽救的损失。

2.理解、分析信息的能力。在获取了信息之后,接着就会考验行政秘书人员解读、分析信息的能力,如何将有效的信息简单、明了且无误地传达出去,这也是一个值得深思的问题。我觉得,这时他们应该具备以下几个基本的处理信息的能力。首先是电子计算机的操作能力。如今电脑已经很普及了,大部分工作任务都是在电脑上完成,所以,必须要能熟练操作计算机。其次是数据处理的能力,可能在第一时间获取的信息是很复杂的,这就要求行政秘书人员能够较为快捷地去解读它们,化繁为简,让领导较为便捷地去获取信息。最后就是新信息的开发能力,因为往往一条信息并不是仅仅只包含其表面的一层含义,在它的内容里面可能还会夹杂着更深层次的信息,这就要求行政秘书人员具备开发信息的能力。

在当今这个信息爆棚的时代,高校的行政秘书要做好自己的本职工作,不仅要具备高尚的职业道德素质和高超的专业技能,还应具备一流的信息素质,能够在有限的时间内有条不紊、极具效率并且准确地去完成上级领导所布置的任务,同时也能够及时无误地向上级领导提供或者汇报有效的、富有针对性的信息。这些也是作为行政秘书人员所具有的前提条件。相反,如果不能及时有效地向领导提供或者汇报有效的信息,不仅不会引起领导的特殊关注,而且还会给领导帮倒忙。所以,提高工作效率是高校行政秘书人员必备的信息素质条件。


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