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企业如何进行有效的会议
2013-11-03 13:35:11 作者:陈志峰 浏览次数:101



开会是现代人群体沟通最主要的形式。核查工作时间分配的详细记录不难发觉,主管们的紧俏的资源大部分是用在人际的协调沟通上,尤以开各类会议占去了最大份额。开会必然会涉及到很多利益相关者,但不是每个利益相关者都能够很好地从会议中得到应有的价值。因此,中国人对开会,特别是目标不明、过程混淆、结论悬空的会议,常常是又害怕烦腻又无可奈何。

有效率的决策者并不多见,而轻闲的管理者更少。可以毫不夸张地说:“企业中80%的开会时间是浪费掉的”。笔者看到太多企业会议杂乱、效率低下,实在令人心痛。在相当多的企业,其会议的效率正好与开会时间成反比,即会议时间越长效率越低。应该三言两语、讲清要求或注意事项就能结束的会议,也有人能天马行空地扯上二小时。本来三分钟应该讲清楚的内容,他也可以侃上半小时。往往说者信口开河,听者心猿意马。会议效率之低,到了企业员工“听说开会就头疼”的地步。如何改变这种状况呢?我还是那句老话:加强会议管理!

不知是小时候电视看得太多,还是从前“计划经济”时留下的“遗毒”太深,现在的很多民营企业的管理者看上去几乎与“省委书记”无二,十分有“领导派头”,说话必打官腔,言必谈“开会”。诚然,“开会”是在任何一种组织中落实“管理”工作的重要形式之一,不可或缺。但如果事物仅仅停留在“会”开了没有,而不是“事儿”办了没有的程度的话,那么“会议”本身就仅仅流于了形式,成了为“开会”而“开的会”,“开会”这件事儿就会成为一种在民营企业中极为可笑的“官僚主义”的典型象征(尽管在事业机关中这样的事情司空见惯,但人家那是吃的“皇粮”,有国家养着呢,而你是民企,你的“食儿”得自个儿“挣”,千万别搞错了角色)。

当然,也许每个人都幻想着自己拥有一个“梦幻般的团队”,做事儿刷刷刷,利索得不行——遇到问题赶紧开会,会开完了弟兄们立马儿行动,齐心协力,三下五除二就把事儿漂亮地办了,根本不需要你操心——多爽!这种执行力不是盖的!问题是,你是否拥有这样的“梦之队”?恐怕绝大部分时候让你郁闷甚至痛苦的事儿是——甭管你开了多少会,基本上说的都是“重复”的话,讲的都是“重复”的事儿——意味着你的“会”开得极没效率,开了也等于白开,因为什么事儿都没解决,什么事儿都没办成。也就是说,你这就叫为了“开会”而“开的会”,或者也可以称之为典型的“官僚主义”——甭管事儿干没干成,反正“会”我开了,“事儿”我布置了(意味着我已经尽到了自己的职责),没干成是“他们”的事儿,和“我”无关。

您是否每天包裹于无数会议之中,常常分身乏术?您的公司是否因为会议效率低下还在错失良机?面临这样的处境,您是否找到了破解的好方法?一个又一个无效的会议正在上演,无论是经理人还是其他团队成员,大家都在漫长而无效的会议中饱受折磨!经常会有人批评我们的“文山文海”现象,据一些学者测算,各级领导参加会议的时间占工作时间的1/5~1/3。如何减少会议、提高会议效率成为共同的呼声。著名企管专家陈志锋表示,无效的会议不仅浪费了有限而宝贵的时间资源,而且大大降低了组织的效率,是团队执行力的敌人。经理人身为团队的管理者,他的会议管理能力直接决定着会议的成效。因此,经理人必须成为一名优秀的会议管理者。

谈到精简会议的话题,政府部门似乎最有发言权。陈志锋老师(预定高效会议管理培训,请联系13733187876)表示,“文山会海”早已经是个老话题,甚至有民谣曰:“管理就是收费,干部就是开会”,可见大家对政府部门会议多、领导干部整天忙开会的负面印象之深。到底政府部门会议有多少呢?可以看一则新闻报道:

往年的3月份,机关干部忙“跑会”那是常有的事——各个领域前一年的总结表彰大会、新一年的工作部署大会,基本上都集中在这个月份召开,再加上各种各样的常规会议、临时会议,会议之多,不可胜数。有时,一天开四五个会,一个会开两三个小时,那也不是啥稀罕事。只是个中滋味只有自己知道罢了。可喜的是,近年来从国家到省市区各级领导干部都开始关注精简会议的话题,并且开始遵循“先梳理、后治理”的思路,采用多种方法来切实有效地精简会议。下面还是回到我们的企业话题来。

一般我们的企业所需要开的会议类型也比较多:如每周生产例会、每周客户服务例会、每月销售会议、以及董事会例行会议等常规性会议,也要举行围绕某一个工作事件、处理某几项事情的临时会议。然而,企管专家陈志锋却在调研和培训中看到——无论是季度营销会议还是年终的总结大会,现在越来越受到各级人员的抵制。拿他们的话讲:领导发言、优秀员工发言、颁奖、吃饭……不仅毫无新意、毫无实质意义,而且对这些在市场过惯了优哉游哉生活的营销人来说更是一种煎熬。

我想,会议管理效率低下的主要原因是:企业常常需要开会,在会议中讨论企业的发展问题,但是如果会议管理不当,会造成大量的无效会议,仅仅只沟通了思想,但却产生不了实质性作用。70%的会议是无效会议,会议中70%的时间是无效时间。正确的会议目的应该是:交流信息、解决问题和作出决策,而失败会议的目的被歪曲为:开会只是例行公事;开会成为领导或是部门负责人展示权威的手段;开会成为领导的脱口秀。

开会是我们的日常工作方式,开好会自然也是我们的日常技能。在国外的MBA课堂上,会议管理经常作为课程来教授,在职业培训中,会议管理则是必备项目。如何确定开会的必要性、如何选择议题和参与人、如何估算会议成本、如何安排发言时间、如何组织讨论、如何形成共识、如何表决、如何落实决议等,还有会务工作,都需要认真考虑。维持会议的秩序和纪律,不同意见者的声音能够被有效表达,都必须靠稳妥的方式予以规定,并在流程中有效执行,这些都体现着会议程序的必要性和严肃性。会议最常见的问题包括会议繁多无实质内容、不能准时开始、缺乏中心和主题、会议时间过长、互相重复空话套话等。开会的效率,反映了一个组织、一个团队和个人的基础管理水平。陈志锋老师结合多年职业心得所讲授的高效会议管理技巧,秉承时代精神,带领您开启高效会议的金钥匙!高效的会议能产生高效率与高效益,低效的会议成本高、效率低、效益差,让我们把握时机,掌握技巧,开高水平高收益率的会议。那么,有何收益呢?

☆了解会议的目的、种类和体系

☆掌握有效为会议做准备的要领

☆掌握会议中的沟通和反馈技巧

☆了解会议效率不高的原因及对策

☆掌握会议主持人的会议管理技巧

☆学会提高会议效率和质量的技巧

如今,世界上各大、中、小型企业正积极地进行会议革命。我了解到,日产汽车靠着会议革命,省下了60亿日元成本,未来三年预计还可省下300亿日元!针对现代社会会议多的特点,提出会议管理的新主张,对涉及到会议的方方面面加以阐述,以提高会议效果、降低会议成本、促进会议管理效率为宗旨,陈志锋老师认为,会议的低效直接导致管理低效,有些企业的会议到了不得不优化的阶段了。


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