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如何在三天时间内制定—份预算
2014-12-15 20:32:12 作者:张建华 浏览次数:518

  对于大多数大型企业来说,制定一份预算大约需要数周甚至数月的时间,这是非常没 有必要的,而且是一种时间上的巨大浪费。你或许已经意识到,自己完全可以(而且有必要) 加快这一流程。但你相信自己能在三天时间内准备好一份预算计划吗?就我们了解的情况而 言,有些公司就是这样的。

  首先,你要召集相关的部门领导,大家坐在一起,进行一次积极公开的对话,对整个 公司的情况进行一番了解——包括各部门之间的关系。我们把这种方式称之为同步性原则。

  几乎所有的预算或运营计划都是按照一定的时间顺序,从上到下或从下到上的方式进 行:目标和前提性的假设属于上层,而各部门的实际情况则属于比较细节性的下层问题。问 题是,这种制定预算的方式使公司无法发挥出同步对话的力量,而恰恰是同步对话能够使相 关人员相互了解,并进而实现整个公司的协调。

  这种对话通常是在为期三天的讨论会上进行的,参加会议的包括各主要部门的领导, 他们的直接下属,部门执行人员和职能部门的工作人员。在参加会议之前,他们都对企业所 处的外部环境,竞争对手的情况以及公司的财务和其他目标有了一定的了解。

  会议通常只集中在少数几个问题上,但在大多数情况下,这少数几个问题的解决将对 公司 80%的业务产生影响。比如说,产品结构问题、运营边际成本、营销开支、制造成本、 工程和研发开支等等。领导者首先要求每个部门针对公司预算情况拿出自己的行动计划。然 后他会就该部门计划的前提条件,以及该行动计划将对其他部门产生的影响等问题进行提 问。比如说,如果某位经理准备通过降低价格的方式来提高产品销量的话,生产部门发出一 个信号:增加的成本将会是多少?工人们是否需要加班?其他部门也会提出相同的问题。

  在每个人都提出了自己的意见之后,小组停会一小时,每个经理都和自己的团队讨论 了自己的情况。比如说,制造部门团队会考虑:如果产量增加的话,单位产品的成本能够下 降多少?还有多少降价空间?同时他们也会考虑其他选择:是否可以实行三班倒的制度?或者 干脆把一些生产任务外包给其他公司?到哪里去采购更多的零件?

  当小组会议重新开始的时候,他们将把所有的信息都输入到一个统一的计算机电于表 格程序当中。通过这种方式,他们很快就能对整个公司的情况产生一种全局性的认识。在制 定预算的过程中,他们随时可以对某项建议的可行性及其对公司其他部门所产生的影响做出 判断。然后他们会再次对所有的提议进行修改。通常情况下,经过四轮之后,这种讨论和修 改便可以得出最终的结果——他们将制定出基本的预算方案和运营计划,剩下的工作将留到 他们回到办公室以后去完成。

  当然,如果你不能引导一场积极开放的对话,或者是无法以令人信服的方式说服人们 在不同的方案之中进行选择,或者你对自己本身的能力缺乏自信的话,我们上面谈到的这种 方法可能就不适合你。但如果你具备这些条件的话,根据这种流程所制定出来的预算将使你 充满自信,并能够随着外部环境的变化不断对自己的方案进行调整。每个人都理解自己在整个组织中所扮演的角色。你会发现人们能够以更快的方式对环境做出反应,并更加积极地提 出新的想法,因为他们知道当前的预算计划是可以随时被调整的。

  同时,这一过程本身也就是一种有力的建立团队的练习。


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